「リモートワークになるので準備するもの教えて」「リモートワークでやっちゃダメなことを知りたい」 といった疑問に答えてきます。
筆者はリモートワークを3か月目のマーケッターです。元々リモートワークをする文化ではない会社に勤務。2020年1月に導入をはじめて以来、開始当初は仕事での対応が難しかったです。
本記事はリモートワーク初心者で不安な方向けに記載しています。ぜひ参考にしていただき、問題なく仕事ができるように移行していってください
ビジネスマン必見！テレワーク/リモートワークで必要な道具7選
リモートワーク導入後にやるべきこと
リモートワーク導入が発表されたら、「ガイドライン」を必ず確認しましょう。特にどこで仕事をするのかは重要だと思います。自分が許可されている範囲を確認しましょう。会社からＰＣを持ち出して業務をするので、自宅が必須なのかは明確に確認すべきです。
ここでは本当に大事なことを３つ整理して紹介します。
①機密事項を守ることに同意する
在宅勤務に必要な手続きから紹介します。仕事ではたくさんの機密事項を扱います。これらを外部に漏洩しないよう申請をする必要があります。
会社内であれば、それらの情報を外部に漏らすことはありませんが、自宅勤務をするなら話は別です。自宅に持ち帰ることが自体が、会社外に持ち出すということで、そこから情報が漏洩する可能性があるからです。
また、同居する家族がいる場合、家族経由で漏洩する可能性もあります。これらを防ぐため、最初に同意書の記入を会社から求められることもあるようです。
・近親の者から口外させないこと
・近親の者に情報が見られないようにすること
上記3点を含んだ同意書が必要な場合もあるようです。
②勤務する場所の開示は会社によっては必要
在宅勤務を行う場所の開示です。
・その場所は閉じられた場所なのか
上記2点の資料を、事前に会社へ報告します。
リモートワークがきっかけでデスクやイスを購入した人もいるようです。
③勤務時間の報告形式の確認が必要
会社員である以上、出勤時間の報告は大切な義務です。そのため、勤務の開始時間、休憩時間、そして退勤時間を上司に報告しなければいけません。これは事前の報告ではなく、その都度行うことが多いと聞きます。これらの手続きを経て、在宅勤務が許可されます。
ビジネスマン必見！テレワーク/リモートワークで必要な道具7選
［注意１］会社のパソコンを自宅で使用するとき
会社のパソコンを自宅に持ち帰るにあたり、追加の同意書を会社と結びます。
主な内容は次の3点です。
・賃与された機材は在宅勤務終了後、速やかに返却する
・ネットワークへアクセスする際は所在が不明なフリーアクセスは使用しない
どれも納得できる理由ばかりです。
［注意２］仕事と仕事以外を同時作業
家事を同時に行っていることもあると聞きます。仕事の時間なので控えましょう。また稀に副業をしているという噂も聞きます。 自分自身は絶対にしてはいけませんが、周りに対応している人がいれば見過ごさず注意してください。
同じ時間に２つの仕事をしていては絶対にダメです。
ビジネスマン必見！テレワーク/リモートワークで必要な道具7選
注意点はコミュニケーションが大事なスキルになるので、丁寧に行うこと
ＭＴＧで使うツールは超重要です。
新入社員で入社したときに電話の取次ぎを業務として覚えた方も多いとは思います。特にMTG時に利用するＺＯＯＭなどのコミュニケーションツールの利用方法と注意点は導入前に練習をしたほうがいいと思います。社内ツールとしてだけではなく、取引先と対応することもあるはずです。
時間にゆとりを持ち、不測の事態に備える。また困った事例のようなことは社内共有できるとできるビジネスマンとして当たり前の対応かもしれません。
リモートワークで必須の仕事環境とは
できる限り在宅で対応するほうがよいです。ビジネス利用できる机・椅子がそろっていて長時間作業できる場所を選びましょう。
ノマドのような働き方はフリーランス・個人事業主以外は難しいと思います。ウェブ会議も増えていくので、会社でないからといってラフすぎる格好はＮＧ。身だしなみはしっかり気を付けていきましょう。
ビジネスマン必見！テレワーク/リモートワークで必要な道具7選
仕事の席は真剣に確認しあったほうがいい
長時間働くことを想定して働く環境を整え、 仕事の生産性を落とさない努力を 考えるべきです。記事を執筆している筆者はちょうど2020年の3月でした。同僚からはリビングにて奥様と旦那様が並んで仕事をしている、という話も聞くようになってきました。
会社によっては守秘義務の関係で家族が一緒の部屋では仕事をしてはダメ、という会社もあるようです。
配偶者と同じ環境で仕事をしていると家庭の延長での話も出てきたりするので、夫にイライラしてまともに仕事ができないいう話もあります。
ＭＴＧや電話の場所はあらかじめ決めておく
在宅ですと家族と一緒に過ごす方もいるの思いますので、ＭＴＧをする場合は別の場所に移動するなど、ＭＴＧ場所をどこに設置すべきかはよく家庭内で話をしたほうがいいと思います。
カフェで仕事をするのはＯＫという事例も聞きますが、電話やＭＴＧが組まれたときは速やかに対応しなければデメリットのほうが大きいです。むしろすぐに声がかかったときに反応できる環境を整えましょう。
オンラインＭＴＧを使用するときは、逆光にならない明るい場所にしたほうがイイと思います。マイクの入り具合の確認は必須です。 ＰＣに内蔵してあるカメラの位置を確認の上、見え方が悪くならないように配慮しましょう。
オンライン飲み会などを通じて、ウェブＭＴＧに慣れる練習をしてみてもいいかもしれませんね。
［まとめ］リモートワークで準備しなければならないこと
- 会社のガイドラインは必須で確認する
- ＭＴＧ場所は自宅が基本。
- 会社にいるかのようなコミュニケーションが必須。
カフェでオンライン面接をしている方を見かけます。守秘義務に反することもあるので自宅環境か、機密情報が漏れないような場所を選んで対応しましょう。
在宅の環境が見えてしまうので部屋の中が煩雑になっていない印象に整えるのもマナーのひとつです。
